Archiefzorg

Eén van onze belangrijkse taken is het bewaren en beschikbaar maken van archieven. Dat doen wij voor de gemeentelijke organisatie, maar we bewaren ook archieven van particulieren.

Gemeentelijke archieven

In de eerste plaats zijn wij er om informatie van de gemeentelijke organisatie op te nemen. We noemen dit ‘overbrenging’. Hiervoor zijn er regels en wetten. Na een nauwkeurige selectieprocedure komt na twintig jaar ongeveer 15% van de informatie die de gemeente ontvangt of opmaakt naar ons toe. We verwachten de komende jaren alleen nog maar digitale bestanden te ontvangen. Die bewaren we niet op cd’s, schijven of usb-stick. Na verloop van tijd niet zijn deze namelijk niet meer te gebruiken. Ook zijn ze simpelweg te klein voor de enorme hoeveelheden data. Om de duurzaamheid te waarborgen moeten we een elektronisch depot gaan inrichten, het zogenaamde e-depot.

Paticuliere archieven

In de tweede plaats mag de gemeentearchivaris archieven of verzamelingen van particuliere organisaties of personen opnemen als hij vindt dat die “voor de kennis van lokale en regionale geschiedenis belangrijk is”. Van bedrijven, personen, verenigingen, stichtingen of groepen mensen zoals families. Dit heet ‘acquisitie’. We nemen iets op wanneer we ervan zeker zijn dat we de informatie nog niet hebben. Of als we de informatie niet kunnen reconstrueren uit de archieven die we al beheren. En wanneer blijkt dat de informatie echt iets toevoegt aan dat wat we al hebben, dus aan de geschiedenis van de stad. We willen dat mensen over honderd of tweehonderd jaar informatie over het heden nog steeds kunnen begrijpen en raadplegen. Zo krijgen die generaties een goed idee van onze samenleving. We streven niet naar volledigheid of naar een afspiegeling van de samenleving, maar wel naar het krijgen van verschillende bronnen over verschillende maatschappelijke gebeurtenissen. Niet alleen van ‘belangrijke’ personen of instellingen, maar ook van gewone burgers.

Voorbeelden

Het gaat dus om stukken over:

  • een organisatie: oprichtingsstukken, statuten, huishoudelijke reglementen, aanstelling van bestuursleden, notulen of verslagen van vergaderingen, jaarverslagen, correspondentie, ledenadministratie, contacten met derden, jubilea.
  • een taakuitvoering: eigendom en beheer van gebouw(en), activiteiten, evenementen.
  • financiën: begrotingen, kasboeken, jaarrekeningen, subsidies.
  • het personeel: organogram, loonstaten, personeelsuitstapjes, personeelsdossiers van markante personen.
  • documentatie: nieuwsbrieven, jubileumuitgaven, instructies, folders, affiches, foto's, gedenkboeken, films, cd-roms, dvd's, video’s, geluidsbanden
  • bijzondere boeken over (de geschiedenis van) de stad.

Ook bij acquisitie zien we steeds meer CD’s, diskettes en DVD’s verschijnen. Het medium, de drager waarop de informatie staat, is voor ons niet van belang. Die kan op papier staan, op perkament, op fotopapier, op film, op een usb-stick of een harde schijf.

Uw materiaal bij ons?

We kennen diverse vormen van acquisitie. Het kan via schenking of via een bruikleen. Een andere wijze is het bij hoge uitzondering via een veiling kopen van bijzondere stukken. In een enkel geval gaan we zelf op pad om een belangrijke verzameling te krijgen.

Hebt u materiaal waarvan u denkt dat die interessant is voor ‘het archief’? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Beroepscode

Bij Erfgoed ’s-Hertogenbosch werken wij volgens de Beroepscode voor Archivarissen. De beroepscode geeft gedragsregels voor iedere archivaris die verantwoordelijk is voor het toezicht op en het behouden, bewerken en beheren van archieven.