In het bevolkingsregister werd bijgehouden op welke adressen personen en gezinnen in Rosmalen hebben gewoond. Per 1 januari 1850 moesten gemeenten zo’n registratie bijhouden. Voor Rosmalen zijn er oudere overzichten van de bevolking, namelijk uit 1810, 1814 (alleen gezinshoofden) 1826, 1830 en 1840.
Deze administratie werd in 1938 vervangen door persoonskaarten (niet openbaar) Wel is het mogelijk via het Centraal Bureau voor Genealogie informatie te krijgen uit persoonskaarten van overledenen. Kijk op www.cbg.nl. voor meer informatie.
Naast het bevolkingsregister zijn woningkaarten gebruikt om ook nog gegevens per woning te hebben.
In het bevolkingsregister staan van iedere inwoner standaardgegevens: adres, geboortedatum en – plaats, voornamen, achternaam, geslacht, burgerlijke staat, beroep, godsdienst en relatie tot het gezinshoofd. In de latere registers staan ook verwijzingen naar vorige adressen (in Rosmalen) of vorige woonplaats. Ook de datum en plaats van uitschrijving staat erin wanneer iemand uit Rosmalen verhuisd.
De meest geraadpleegde registers met bijbehorende indexen staan op microfiches in de studiezaal. Behalve de indices op de bevolkingsregisters van 1810, 1826, 1830, 1840 en 1850-1859: hiervan staan fotokopieën in de studiezaal. In de indices staan niet alleen de namen van de gezinshoofden, maar van alle inwoners. De indices verwijzen naar een nummer van een boek en een nummer van een bladzijde. De registers uit 1826, 1830 en 1840 zijn per buurtschap ingedeeld: Heeseind, Kruisstraat, Bruggen, Sprokkelbosch, Maliskamp, Kloosterhoek, Varkenshoek, Hintham, Molenhoek, Heinis en Kerkenhoek.
Het register uit 1850-1860 heeft een zogenaamde ‘bladwijzer’. Deze staat op de microfiches 28 en 29. De bladwijzer is een alfabetische inhoudsopgave: niet alleen de gezinshoofden staan vermeld, ook andere leden van het gezin worden opgesomd. De bladwijzer verwijst naar een nummer van een boek en een nummer van een bladzijde. Deze boeken staan op de microfiches 30 tot en met 46.
De index over de periode 1859-1923, ook wel ‘klapper’ genoemd, is een aparte serie microfiches. Deze staat afzonderlijk in de bak met microfiches. In deze klapper staan niet alleen de gezinshoofden, maar ook andere leden van het gezin, dienstbodes, medewerkers en bewoners van Coudewater zoals deze staan in de verschillende registers. In de klapper staat niet alleen de voor- en achternaam van een persoon, maar ook de geboortedatum, en natuurlijk de verwijzing naar een nummer van een boek, een bladzijde en het volgnummer van de desbetreffende persoon op die bladzijde.
Het bevolkingsregister over de periode 1924-1939 is alfabetisch op achternaam van het gezinshoofd. De dienstboden over deze periode staan ook alfabetisch in de dienstboderegisters. Bovenaan de pagina van het gezin staat het adres vermeld. In Rosmalen was dit de letter van de wijk en het huisnummer. De gestichtregisters zijn per gesticht ingedeeld.
Let op: de oudere registers, met name ouder dan 1850, bevatten minder informatie. Zo wordt de ouderdom genoemd en niet de geboortedatum. Bovendien is het een momentopname waardoor bijvoorbeeld kinderen geboren na de telling er niet in staan.
Houdt rekening met vergissingen en schrijf- en spelfouten door het vaak overschrijven van de gegevens, bijvoorbeeld bij verhuizingen. Controleer daarom bijvoorbeeld de geboortedatum uit het bevolkingsregister met de officiële (!) gegevens in de geboorteakte van de burgerlijke stand.
De registers van vertrokken personen gaan over de periode 1842-1938, Ze staan op microfiches in de studiezaal. De registers over de periode 1939-1956 moeten uit het depot worden aangevraagd. De registers van ingekomen personen gaan over de periode 1865-1934. Ze staan op microfiches in de studiezaal. De registers over de periode 1935-1951 moeten uit het depot worden aangevraagd.
Deze registers zijn chronologisch bijgehouden.
Een apart gecombineerd register met informatie over ingekomen en vertrokken personen over 1853-1858 staat op microfiche in de studiezaal.
Op de woningkaarten staan per adres de achternaam van de hoofdbewoner, de eerste voornaam voluit geschreven, eventuele andere voorletters, de datum van inschrijving en uitschrijving, nieuw adres (binnen Rosmalen) of plaatsnaam, gezinssterkte en informatie over eventueel inwonende personen. Van deze inwonende personen worden ook weer de achternaam genoteerd, de eerste voornaam en eventuele andere voorletters, datum van inschrijving en uitschrijving en nieuw adres of plaatsnaam.
De woningkaarten zijn alfabetisch op straat gerangschikt. Ze gaan over de periode ongeveer 1930-1994. Het is niet geheel duidelijk wanneer de eerste serie is aangelegd en afgesloten. Waarschijnlijk is men in de jaren dertig begonnen en halverwege de jaren zeventig in de twintigste eeuw gestopt met de eerste serie. De tweede serie loopt van circa 1975 tot 1 oktober 1994. De derde serie, tot slot, bevat de kaarten van gesloopte panden en vervallen huisnummers. De eerste serie is digitaal in de studiezaal beschikbaar. De andere series moeten uit het depot worden aangevraagd.