Huisregels studiezaal

1 Algemeen

1.1 Bereikbaarheid

Bloemenkamp 50, 5211 XK ’s-Hertogenbosch
Telefoon: 073-6155295
Email: erfgoed@s-hertogenbosch.nl
Website: www.erfgoedshertogenbosch.nl

1.2 Openingstijden

Dinsdag t/m donderdag van 9.30 – 17.00 uur
Kijk voor eventuele gewijzigde openingstijden op onze website.

1.3 Er mogen geen jassen en tassen mee naar de studiezaal. Deze kunt u opbergen in de garderobe. Er zijn afsluitbare kluisjes aanwezig. Erfgoed 's-Hertogenbosch is niet aansprakelijk voor beschadiging of ontvreemding van uw spullen.

1.4 In de hal is er cameratoezicht. De camera’s zijn bedoeld om de balie een overzicht te geven van het verkeer van mensen in de hal. Er is geen opnameapparatuur aan gekoppeld en de beelden worden derhalve niet opgeslagen en bewaard.

1.5 Met uitzondering van de daartoe aangewezen rookruimte op de begane grond is het roken in het hele gebouw verboden.

1.6 In de studiezaal is eten en drinken niet toegestaan. In de koffiehoek, tegenover de balie, bevindt zich een automaat voor koffie, thee en chocolademelk. In de koffiehoek mag u meegebrachte etenswaren nuttigen.

1.7 Ten behoeve van de veiligheid van bezoekers, personeel en het materiaal verwachten wij dat de bezoekers, onder alle omstandigheden, gehoor geven aan de aanwijzingen en/of instructies van de medewerkers van het Stadsarchief. Bij weigering kan verdere toegang tot het gebouw worden ontzegd.

2 Registratie en toegang studiezaal

2.1 Bij uw eerste bezoek dient u het bezoekersregistratieformulier zo volledig mogelijk in te vullen. Ook dient u zich te legitimeren door middel van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. U ontvangt bij het bezoekersregistratieformulier een afschrift van ons bezoekersreglement. Uw registratie is voltooid op het moment dat het bezoekersregistratieformulier voor zover mogelijk is ingevuld, u akkoord bent gegaan met ons bezoekersreglement, u toestemming heeft gegeven voor het bewaren van uw persoonsgegevens tot uiterlijk 31 december van het jaar na uw laatste bezoek en het bezoekersregistratieformulier heeft ondertekend. Alleen geautoriseerde medewerkers van Erfgoed 's-Hertogenbosch hebben toegang tot deze gegevens.

2.2 De op het bezoekersregistratieformulier ingevulde gegevens worden overgenomen in ons digitale bezoekersregister. Dit register bevat:
• naam en adresgegevens
• geboortedatum
• uitleenhistorie
Indien opgegeven
• telefoonnummer
• e-mailadres.
• onderwerp van uw onderzoek

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
• Om een aanvraag van een archiefstuk aan de juiste gebruiker te koppelen.
• Voor de opsporing van archiefstukken bij vermissing of (een vermoeden van) diefstal.
• Voor statistische doeleinden. De gegevens worden in dat geval altijd geanonimiseerd.
• Na uw toestemming doorgeven van gegevens aan personen en/of organisaties die zich bezighouden met hetzelfde onderwerp. Mits u het onderwerp van uw onderzoek opgegeven heeft.

Uw persoonsgegevens worden tot uiterlijk 31 december van het jaar na uw laatste bezoek in het digitale bezoekersregister bewaard.

2.3 Bij elk volgend bezoek meldt u zich bij de receptie voor registratie in het digitale bezoekersregister. Ook dient u zich desgevraagd te legitimeren door middel van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Zonder aanmelding op de dag van uw bezoek kunt u geen archiefstukken raadplegen.

2.4 Eventuele correcties en aanvullingen op uw eerste inschrijving kunnen op uw verzoek worden aangebracht.

2.5 Het is niet toegestaan om eten en drinken mee te nemen naar de studiezaal.

2.6 In de studiezaal dient men stil te zijn. Bij herhaaldelijk waarschuwen kan ontzegging van de toegang volgen.

2.7 Het hoofd van Erfgoed 's-Hertogenbosch kan besluiten tot het sluiten van de studiezaal of het beperken van de dienstverlening tijdens de openingstijden.

3 Raadpleging

3a Aanvraag archiefstukken

3.1 Wanneer u bent ingeschreven als bezoeker van Erfgoed 's-Hertogenbosch kunt u archiefstukken aanvragen via de nummers in de papieren toegangen (inventarissen, plaatsingslijsten, kaartenbakken) in de studiezaal en de digitale toegangen op de website. U vindt de archieven via het systematische papieren of digitale archievenoverzicht. Het is toegestaan de kaartenbakken mee naar uw plaats te nemen, maar u mag de kaartjes er niet uithalen.

3.2 U kunt de stukken aanvragen door middel van het invullen van de aanvraagformulieren in de studiezaal onder vermelding van uw naam, de naam van het archief en het (de) gewenste (opeenvolgende) inventarisnummer(s). U kunt deze afleveren in het daartoe bestemde bakje op de balie. U kunt maximaal vier dozen tegelijk aanvragen. Na 16.45 uur kunnen geen stukken meer aangevraagd worden.

3.3 Indien de archieven openbaar zijn en inzage niet door wettelijke beletselen is beperkt verkrijgt u – voor zover op dat moment mogelijk – inzage tot de stukken. Indien bij aanvraag blijkt dat het gaat om een beperkt openbaar archief dient u een afzonderlijke aanvraag in te dienen, op basis waarvan zal worden beoordeeld wat de exacte status is van het archief en welke voorwaarden gelden ten behoeve van inzageverkrijging. Erfgoed 's-Hertogenbosch streeft ernaar binnen 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag u te voorzien van een reactie, waarbij eveneens de door u te volgen procedure uiteen wordt gezet.

Een archief kan niet worden aangevraagd wanneer:

• het archief of de toegang in bewerking is;
• het archief in slechte materiële staat verkeert (Een deel van materiaal verkeert in slechte staat en wordt, om onherstelbare schade te voorkomen, niet meer ter inzage gegeven. Wel zijn in een aantal gevallen microfiches of digitale bestanden beschikbaar. Wij zijn ons ervan bewust dat deze maatregel ongerief kan veroorzaken.)
• het archief digitaal beschikbaar is via de website.

3.4 Microfiches treft u in de studiezaal aan. U kunt de microfiches zelf uit de bakken nemen, waarbij u wordt verzocht op de plaats van de fiches kartonnen zoekkaarten te zetten. Na gebruik zet u ze terug in de daarvoor bestemde bakjes. Van verfilmde bescheiden zijn de originelen niet meer raadpleegbaar. Van deze originelen worden ook geen kopieën gemaakt.

3b Openbaarheid

3.5 Wanneer u inzage wenst te verkrijgen in beperkt openbare archiefstukken, kunt u daartoe – overeenkomstig de daarvoor geldende procedure en voorwaarden – een schriftelijk verzoek indienen bij Erfgoed 's-Hertogenbosch. Zie voorts artikel 3.3.

3.6 Wanneer u als bezoeker archiefstukken wenst te raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verklaart u met uw inschrijving in het digitale bezoekersregister dat uw onderzoek alleen een historisch, wetenschappelijk of statistisch doel heeft. U mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor deze doeleinden en onder voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad. Raadpleging van bijzondere persoonsgegevens (dat zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van eenpersoon, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid) en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen is alleen mogelijk als u kunt aantonen:
• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen is overleden, of
• dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
• dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk ter vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht, of
• dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting, of
• dat raadpleging noodzakelijk is met het oog op zwaarwegend algemeen belang, waarbij passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en die bij wet wordt bepaald of waarvoor het de Autoriteit Persoonsgegevens ontheffing heeft verleend, of
• dat gegevens worden verwerkt door de Autoriteit Persoonsgegevens of Ombudsman en noodzakelijk zijn voor een zwaarwegend algemeen belang, ter uitvoering van hun wettelijke taken en bij die uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of
• dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Hiervoor geldt een aparte procedure die verderop nader is omschreven. Voor publicatie van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen gelden voor de verwerker dezelfde voorwaarden als hierboven genoemd ten aanzien van raadpleging.

3.7 Bij een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een aanvraag tot raadpleging van niet openbare archiefstukken kunt u bij het afdelingshoofd van Erfgoed 's-Hertogenbosch schriftelijk bezwaar maken op basis van de geldende bezwaarprocedure.

3c Inzage

3.8 De aangevraagde archiefstukken worden in de studiezaal bij u gebracht.

3.9 raadplegen beperkt openbare archiefstukken
• u dient altijd het officiële inzagebesluit alsmede uw legitimatiebewijs mee te nemen. De aan u verleende toestemming is persoonsgebonden en niet overdraagbaar.
• u mag archiefstukken, die aan u ter inzage zijn gegeven met beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid, niet aan andere bezoekers tonen
• bij inzage van archiefstukken met beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid, is het gebruik van apparaten waarmee reproducties kunnen worden gemaakt niet toegestaan.

3.10. Bij inzage van archiefstukken die om auteursrechtelijke redenen alleen in de studiezaal te raadplegen zijn, is het gebruik van apparaten waarmee reproducties kunnen worden gemaakt niet toegestaan.

3.11 In principe doet u het onderzoek zelf. Het studiezaalpersoneel staat echter klaar om u te helpen. Voor meer ingewikkelde vragen kunt u terecht bij één van onze specialisten. Meestal dient u daarvoor een afspraak te maken. Informeert u verder bij de studiezaalmedewerkers.

3.12 Na raadpleging plaatst u de archiefstukken in de daarvoor beschikbaar staande kar in de studiezaal

3d Omgang met archiefstukken

3.13 Om schade aan stukken te voorkomen zijn in de studiezaal alleen potloden toegestaan. Bij de balie zijn potloden te leen en is een puntenslijper beschikbaar.

3.14 U gaat zorgvuldig met de stukken om zodat deze niet beschadigen; dus niet vouwen, geopend stapelen, in een andere volgorde leggen en bevochtigen. Dikke en/of strakke banden mogen niet met kracht open gebogen worden. Het is ook niet toegestaan om dozen met archiefstukken op de grond te plaatsen. Deze dienen op de tafel gezet te worden.

3.15 Het is niet toegestaan om aantekeningen te maken op de stukken. Ook mogen teksten en afbeeldingen niet worden overgetrokken. Uiteraard mag geen papier op de stukken gelegd worden om aantekeningen te maken; ook mogen teksten of afbeeldingen niet overgetrokken worden

3e reproduceren van archiefstukken

3.16 Laptops kunt u in de studiezaal gebruiken, mits zij geen overlast veroorzaken. Het gebruik van USB-sticks op de computers van het stadsarchief is niet toegestaan.Opnamen kunnen door bezoekers vervaardigd worden voor zover de dienst en de staat der archiefstukken (zulks ter beoordeling van de studiezaalmedewerker) dit toelaten. Opnamen van materiaal, ongeacht staat en herkomst, kunnen slechts gemaakt worden na toestemming van de studiezaalmedewerker. Met het ondertekenen van uw bezoekersregistratieformulier tekent u tegelijkertijd een ‘verklaring van vrijwaring’ met betrekking tot het doel van de opnamen en eventuele auteurs- en gebruikersrechten. Opnamen kunnen alleen gemaakt worden met behulp van (digitale) camera’s en zonder overlast voor anderen te veroorzaken. Het gebruik van flitslicht en scanners is niet toegestaan. Ook kunt U professionele fotografische opnamen laten vervaardigen door een fotograaf Aanvraagformulieren met prijslijst zijn bij de balie en op de website beschikbaar.

3.17 Fotokopieën worden door de medewerkers van Erfgoed 's-Hertogenbosch gemaakt. Voor zover de dienst het toelaat doen we dit meteen voor u. Grote aantallen echter worden u later toegezonden; u kunt ze ook af komen halen bij de balie.
Géén fotokopieën worden gemaakt van:
• archiefbescheiden daterend van vóór 1600
• gebonden archiefdelen
• charters en andere stukken van perkament en/of met zegels
• gekleurde afbeeldingen
• kaarten
• stukken groter dan A-3 formaat
• stukken die in slechte materiële staat verkeren.

Uit gedrukte werken en tijdschriften worden alleen fotokopieën vervaardigd indien band en papier dit toelaten (ter beoordeling van het baliepersoneel) en het auteursrecht geen belemmering vormt. Boeken van vóór 1900 worden in principe niet gekopieerd. Voor het kopiëren van microfiches is een readerprinter aanwezig in de studiezaal. Prints van digitale bestanden kunnen via de studiezaalmedewerkers aangevraagd worden. Voor de tarieven van deze kopieën verwijzen wij u naar onze tarievenlijst via de webwinkel.

4 Overige zaken

4.1 U kunt op de studiezaal gebruikmaken van internet. U wordt geacht op gepaste wijze hiervan gebruik te maken. Bezoeken van ongepaste websites en downloaden van grote bestanden voor ander gebruik dan studiedoeleinden (bijvoorbeeld films) is niet toegestaan.
Er zijn computers beschikbaar waarop u www.erfgoedshertogenbosch.nl en andere websites voor studiedoeleinden kunt raadplegen. Wanneer u een laptop bij u hebt kunt u ook gebruikmaken van het draadloos netwerk. De netwerknaam en de inlogcode vindt u op verschillende plaatsen in de studiezaal.

4.2 Uit de bibliotheek en Historisch-Topografische Atlas wordt niet uitgeleend (behalve dubbel fotomateriaal uit de atlas ten behoeve van lezingen e.d.). Via de website kunt u de geautomatiseerde catalogi raadplegen, waarna u de werken aan kunt vragen met de gele aanvraagbriefjes. Voor specialistische hulp betreffende de Historisch-Topografische Atlas kunt u het beste een afspraak maken met de beheerder voor persoonlijk advies (dinsdag tot en met donderdag)

4.3 Suggesties over hoe het beter en makkelijker kan, zijn altijd welkom. U kunt ermee terecht bij het dienstdoend studiezaalpersoneel.

4.4 Klachten kunt u sturen naar erfgoed@s-hertogenbosch.nl of schriftelijk naar het afdelingshoofd van Afdeling Erfgoed 's-Hertogenbosch, Postbus 12345, 5200 GZ ’s-Hertogenbosch. U kunt desgewenst ook gebruik maken van een apart formulier dat bij de balie verkrijgbaar is. Tegen een beslissing van het afdelingshoofd is steeds beroep mogelijk bij het college van burgemeester en wethouders.

4.5 Voor schenkingen of bruiklenen van archieven en collecties kunt u contact opnemen met de baliemedewerkers of met de stadsarchivaris. Indien er ‘gevoelig’ materiaal bij zit op het gebied van privacybescherming en/of persoonsgegevens kunnen beperkingen op de openbaarheid worden aangebracht. Wij zijn uiteraard ook geïnteresseerd in foto’s, films, geluidsmateriaal en dergelijke. Indien u het origineel wenst te behouden zouden wij het toch op prijs stellen een reproductie te kunnen maken. Hebt u wensen of suggesties, bijvoorbeeld ten aanzien van acquisitie, lacunes in de verzamelingen, of weet u interessant archief-, bibliotheek-, beeld- of geluidsmateriaal dan horen wij dat graag van u.

4.6 Wij verzoeken u vriendelijk, in verband met onze lopende documentatie en de informatie aan verdere bezoekers, om Erfgoed 's-Hertogenbosch een exemplaar of overdruk ter beschikking te stellen van publicaties die door het gebruik van materiaal van Erfgoed 's-Hertogenbosch tot stand zijn gekomen.